Online Market Access Database voor exportdocumenten

Exporteert u producten naar het buitenland, dan heeft u regelmatig te maken met exportdocumenten. Maar welke papieren zijn nu wanneer nodig? Via de online Market Access Database van de Europese Commissie is snel in te zien welke documenten, procedures en formaliteiten vereist zijn voor het exporteren naar een bepaald exportland. In dit blog bespreken we wat er nog meer mogelijk is met deze online market access database.

Categorieën exportdocumenten

Er zijn verschillende categorieën exportdocumenten. Welke documenten u wanneer nodig heeft, is niet altijd even duidelijk. Dit hangt af van veel verschillende factoren:

• Soort product
• Transportmiddel
• Bestemmingsland
• De klant
• Afspraken met klant

Via de online Market Access Database is gemakkelijk in te zien welke documenten, procedures en formaliteiten nodig zijn als u een specifiek product naar een specifiek exportland wilt vervoeren. Het enige wat daarvoor nodig is, is de goederencode van de producten die u wilt exporteren. De Market Access Database is ontwikkeld door de Europese Commissie, en bedoeld voor alle ondernemers binnen de EU.

Ga direct naar de database via: https://madb.europa.eu/madb/

Goederencode invullen

U kunt de database gebruiken door de goederencode in te vullen, samen met het bestemmingsplan. Er komen dan drie opties naar voren:

• Country Overview
• General Requirements
• Specific Requirements

De Specific Requirements is gelinkt aan de ingevoerde goederencode. Als u deze optie verder bekijkt kunt u lezen welke productcertificaten of vergunningen zijn vereist. Er zijn verschillende soorten documenten die u uit het systeem kunt halen. Hieronder een overzicht:

Incoterms®

Sommige exportdocumenten vallen onder de verantwoordelijkheid van de exporteur. De documenten die hieronder vallen kunt u afleiden uit de Incoterms®-conditie. Hierin wordt bepaald wie verantwoordelijk is voor de vergunningen, machtigingen, transport en douaneformaliteiten voor zowel inkomend als uitgaand verkeer.

Commerciële documenten

De exporteur heeft altijd te maken met een aantal commerciële documenten. Veel documenten zijn digitaal en niet altijd direct herkenbaar als document, zoals een aanbieding via mail of een mondelinge afspraak. Zorg daarom voor een duidelijk offertetraject. Houd hierbij ook rekening met de wettelijke basisregels voor het opmaken van een factuur.

Transportdocumenten

Hoe uw producten ook vervoerd worden, er zullen altijd transportdocumenten meereizen. Dit moeten de juiste formulieren zijn en deze moeten ook correct zijn ingevuld. Hierin worden de overeenkomsten vastgelegd tussen vervoerder en de persoon die het vervoer afneemt. Daarnaast begeleidt dit de goederen, is het een controledocument en telt dit als ontvangstbevestiging. Ook is dit het bewijsmiddel voor de aansprakelijkheid als dit vastgesteld moet worden.

Douane- en oorsprongsdocumenten

Deze documenten zijn nodig als de goederen buiten de EU gebracht worden of als het transport door een niet-EU land gaat. Soms zijn documenten nodig via de Kamer van Koophandel om voor een verlaagd percentage invoerrechten in aanmerking te komen. Ook wil de klant soms een Certificaat van Oorsprong ontvangen.

Betalingsdocumenten

Dit kan een Letter of Credit zijn, met vastgestelde betaalcondities. Zorg er wel voor dat aan alle gestelde voorwaarden in de Letter of Credit wordt voldaan en dat alle documenten die genoemd worden ook aanwezig zijn.

Product specifieke documenten

Dit is van toepassing bij bijvoorbeeld export naar Afrika, Rusland, Brazilië of China. In enkele gevallen zijn deze documenten alleen in het land van bestemming aan te vragen door de importeur. Ook dichterbij kunnen deze documenten vereist zijn, bij bijvoorbeeld producten uit de farmaceutische- en agrifoodsector.

Verzekeren van goederen

Bij het exporteren en importeren van goederen speelt aansprakelijkheid een belangrijke factor. Wie gaat betalen voor beschadigde of bedorven goederen? Maak hierover duidelijke afspraak en dek als transporteur de fiscale risico’s af. Het team van ABW geeft u graag advies over de juiste verzekeringen. Neem contact op voor de mogelijkheden.