Stagiair of werknemer: hoe zit dit precies?

Veel transportbedrijven nemen met regelmaat een stagiair aan voor een bepaalde periode. Het is een goede kans om mogelijk nieuw talent binnen te halen. Niet ieder bedrijf gaat arbeidstechnisch op dezelfde manier met deze stagiairs om. De manier waarop er met een stagiair omgegaan wordt, is bepalend voor het feit of de stagiair daadwerkelijk gezien wordt als stagiair door de belastingdienst. 

Het kan namelijk ook goed zijn dat de stagiair, door de manier waarop een bedrijf met deze persoon omgaat, gewoon wordt gezien als een medewerker. Wanneer hebben we het nu nog echt over een stagiair en wanneer hebben we het over een werknemer? En hoe zit dit met de verzekeringen? Wij vertellen u hier graag meer over. 

Wat is de definitie van een stagiair?

Het is belangrijk om eerst te kijken naar de precieze definitie van een stagiair. Een stagiair is iemand die door de werkgever uitsluitend een kostenvergoeding betaald krijgt. De werkgever draagt daarnaast bij aan het opleiden van de betreffende persoon in de praktijk. Als een werkgever iemand opleidt en niet méér betaalt dan een vergoeding van de kosten die worden gemaakt door deze persoon, dan noemen we deze persoon een stagiair. 

Belastingdienst situatie stagiair is werknemer

Stagiairs verrichten steeds meer werk zelfstandig voor een werknemer tijdens een stageperiode. Veel werkgevers zijn daarom geneigd om de stagiair meer te betalen dan enkel de kostenvergoeding. Wanneer de stagiair van de werkgever een reële beloning voor het werk krijgt, dan wordt de stagiair door de belastingdienst bestempeld als werknemer. Een stagiair wordt dus eigenlijk een werknemer in dienst vanaf het moment dat de werkgever besluit om de stagiair een beloning te bieden bovenop de vergoeding van de kosten. Aan het einde van de stageperiode gaat de stagiair dan als het ware ‘uit dienst’. 

Belangrijk verschil stagiair en werknemer

Het is voor werkgevers vooral heel belangrijk om goed te weten of iemand wordt gezien als stagiair of als werknemer door de belastingdienst. Wordt een stagiair gezien als een werknemer, doordat de werkgever méér betaalt dan enkel de kostenvergoeding, dan heeft dit namelijk belangrijke financiële gevolgen. De werkgever moet dan namelijk werkgeversheffing Zvw betalen, de regels voor loonheffingen toepassen en premies berekenen voor de werknemersverzekeringen. Een stagiair die wordt gezien als werknemer moet namelijk ook voor alle werknemersverzekeringen verzekerd zijn. 

Wanneer is een kostenvergoeding redelijk?

Werkgevers willen in de meeste gevallen voorkomen dat een stagiair wordt gezien als werknemer. Zij zullen dus liever een kostenvergoeding bieden aan de stagiair, maar wanneer is een kostenvergoeding redelijk? Een erg hoge kostenvergoeding kan namelijk goed worden gezien als beloning voor het werk dat verricht wordt. Hierdoor zou de stagiair tóch weer gezien worden als werknemer. Het is goed om te vragen wat de stagiair daadwerkelijk kwijt is aan kosten, zoals kosten voor werkkleding, woon-werkverkeer en bijvoorbeeld materiaal. Vervolgens zet u hier een redelijk bedrag tegenover, zodat u zeker weet dat de vergoeding niet te hoog is, maar zeker ook niet te laag. 

Het gemiddelde tarief voor een stagiair die 4 dagen per week bij u meedraait ligt per maand tussen de 200 en 450 euro. Dit is natuurlijk afhankelijk van het kennisniveau en werkzaamheden.

Verzekering van stagiairs

Veel transportbedrijven werken met regelmaat samen met stagiairs en vragen zich af hoe het zit met de verzekeringen. Heeft een stagiair een aparte verzekering nodig of valt deze onder een al afgesloten verzekering? Ook dit is afhankelijk van de specifieke situatie. Volgens de wet bent u, als leerbedrijf, in principe altijd aansprakelijk wanneer er iets gebeurt. ABW is professional in verzekeringen voor bedrijven in de transportbranche. Wilt u precies weten hoe het zit, of heeft u interesse in uitstekende verzekeringen voor uw bedrijf? Neem dan contact op met één van onze adviseurs.